¿Qué habría pasado si la pandemia hubiese sido hace 10 años, cuando las tecnologías digitales apenas empezaban a aparecer en el mapa empresarial? Probablemente, la mayoría de las organizaciones habrían tenido muy pocas posibilidades de mantener su negocio en operación.  Hoy, sin embargo, empresas de todos los tamaños y en todas las industrias cuentan con un abanico de opciones para asegurar la continuidad de sus actividades, llevar su compañía a otro nivel, y lograr mayores beneficios y eficiencias a través de la tecnología.

Sin duda alguna, la pandemia aceleró muchos procesos de transformación digital. Algunas reaccionaron y comenzaron a adoptar tecnología ante la necesidad. Pero para aquellas organizaciones que ya habían iniciado su transformación, éste fue un momento crucial para poner a prueba sus estrategias de digitalización y asegurarse que sus procesos estuvieran a tono con un mundo crecientemente virtual.  Con un enfoque visionario, Tendencia, S. A. e Impulso, S. A., empresas que administran las franquicias Totto y Lily Pink en Guatemala y El Salvador, se enfrentaron a los desafíos de covid-19 con una infraestructura tecnológica robusta que les permitió ajustar velozmente su modelo de negocio, a la vez que lograban una mejor comprensión del comportamiento y los nuevos hábitos de sus clientes para poder estar a la altura de sus necesidades.

Desde el inicio de sus operaciones en 2002, estas empresas se han diferenciado por tener una dirección estratégica que busca constantemente la automatización de sus procesos y el análisis de sus datos para ser más ágiles y eficientes en toda su cadena de valor, y de esta manera brindar cada vez una mejor experiencia del cliente. Durante los últimos 8 años, estas compañías se han centrado en emprender y continuar el viaje de la transformación digital en todos los aspectos del negocio.  “La tecnología siempre ha sido un pilar estratégico para nosotros y la gerencia general mantiene una visión a largo plazo, realizando inversiones importantes en tecnología año con año para mejorar cada uno de los procesos de las organizaciones hasta lograr una verdadera transformación”, expresó Wilmar Díaz, director de tecnología Tendencia, S. A. e Impulso S. A.

La primera franquicia en ser administrada por Tendencia, S. A. e Impulso, S. A. fue Totto, una multinacional de moda que ofrece maletines, mochilas, bolsos, ropa y accesorios, y que cuenta con 41 tiendas en Guatemala y 12, en El Salvador.  En 2017, se suma Lili Pink, una marca colombiana de ropa interior, que cuenta ya con 16 tiendas en Guatemala y con ventas digitales en El Salvador.  Actualmente, las compañías están conformadas por más de 250 colaboradores en ambos países.

El rol crucial de la tecnología para asegurar el desarrollo del negocio

El crecimiento continuo y la innovación de estas compañías han ido al compás de la tecnología.  Para habilitar sus operaciones en expansión, el equipo empezó tecnificando el sistema de planificación de recursos empresariales -ERP- Microsoft Dynamics AX2012, lo cual les permitió centralizar las operaciones de las múltiples tiendas Totto.  Posteriormente, iniciaron la implementación de Microsoft Dynamics 365, que brindó la elasticidad, escalabilidad y accesibilidad para poder integrar, en un solo lugar, las operaciones de todas las tiendas y las dos franquicias de Guatemala y El Salvador.

“Dynamics 365 ha facilitado la introducción de las nuevas marcas, con un proceso simple y rápido, que nos permite agregar nuevas operaciones a la misma plataforma de forma eficiente. Lo que antes tomaba meses, ahora lo hacemos en días. Atrás quedaron la papelería y los trámites internos engorrosos para lograr introducir una nueva marca. Con la escalabilidad de Dynamics 365, tenemos el soporte necesario para continuar creciendo ahora y en el futuro”, dijo Carlos Galindo, Gerente de Operación de Insyss, el aliado tecnológico responsable por la implementación de las soluciones.

Estas empresas soportan todas sus operaciones en Dynamics 365, desde la compra o importación de un producto hasta su venta al cliente final, incluyendo contabilidad, cuentas por pagar y cobrar, inventarios, puntos de venta, entre otros.  “Haber tomado esta decisión nos ayudó a superar de mejor manera los retos que nos presentó la pandemia. Nos vimos afectados con el cierre de los centros comerciales, sin embargo, esto nos abrió la oportunidad de impulsar y fortalecer nuestro canal de e-commerce, así como aprovechar la tecnología para atender de mejor manera a los clientes.  Con las diferentes funcionalidades que hemos agregado a la suite de Dynamics 365, hemos podido impulsar y fortalecer el canal de e-commerce, trabajar a la distancia, automatizar procesos y agilizar el control y entrega de los pedidos”, agregó Díaz.

Una de las funcionalidades agregadas a Dynamics 365 fue el sistema de gestión de almacenes
-WMS-, que permite tener un control de inventarios, registrar la entrada y salida de los productos y gestionar su ubicación dentro de la bodega. Este proyecto tenía como fin optimizar las operaciones con la implementación de la última tecnología, lo cual también empoderó a los colaboradores con habilidades diferentes que las compañías emplean en el centro de distribución. “Con esto, nos fue posible facilitar su labor y empoderarlos, pues la administración de toda la bodega estaba al alcance de un dispositivo”, enfatizó Díaz. Así, la tecnología habilitó no solo la inclusión y la diversidad, sino que además logró una eficiencia importante: gracias a ello pasaron de despachar de 20-30 pedidos diarios a enviar hasta 200 pedidos en un día por medio de su canal de e-commerce.

El poder de la data accionable

Como complemento, Impulso y Tendencia utiliza Power BI para visualizar y analizar estadísticas de ventas en tiempo real. Esta información permite a los equipos tomar decisiones más asertivas y oportunas sobre la estrategia de importación de productos.  “Antes de tener Power BI, se manejaban una gran cantidad de reportes. Hacerlos, consolidarlos y consultarlos era un proceso dispendioso, las estadísticas o comparación con años anteriores se hacían de forma manual. Con esta plataforma podemos ajustar la operación según los indicadores que vamos observando, realizamos comparaciones de forma casi inmediata y vemos cómo el negocio va creciendo.  Con la pandemia, Power BI se volvió más crítico ya que necesitábamos ver de forma muy rápida qué líneas de productos mantienen un crecimiento, en donde están las bajas en ventas, etc. Esto nos permite, semana a semana, ajustar las estrategias comerciales que reaccionan ante el comportamiento de los clientes, las ventas y la operación. Basados en esa data, generamos promociones, ofertas, alianzas y otras tácticas para gestionar mejor nuestros recursos y ser más eficientes”, mencionó Díaz.

Un viaje que continuará a largo plazo

Para Totto y Lili Pink en Guatemala y El Salvador, la implementación de Microsoft Dynamics 365 ha marcado una verdadera revolución en eficiencia, reducción de costos, la facilidad de poder ajustar sus servicios según las necesidades del día a día y en mantener una totalmente sintonizada con el cliente, con la posibilidad de responderles en todo momento. Los beneficios de la apuesta tecnológica y la innovación han mostrado sus frutos.

“Con la implementación de las diferentes tecnologías, hemos visto cómo una mayor flexibilidad les ha permitido poder poner su atención en temas más consultivos y estratégicos internos que en los operativos. En los últimos 2 años aceleraron los proyectos para centralizar las operaciones y descentralizar su administración. Su atención ha estado siempre en la tecnología, es un rubro importante para las compañías”, señaló Marco Rosales, director general de INSYSS. “Estas empresas son un ejemplo de organizaciones que alinean siempre su estrategia con la tecnología, bajo una visión más allá del corto y mediano plazo.  Gracias a esto, han podido mantener la estabilidad de sus operaciones y han podido alcanzar sus objetivos a pesar de las adversidades. Se han preparado durante muchos años”, agregó Roberto Girón, gerente comercial de INSYSS.

Para estas empresas, la tecnología se ha convertido en un vehículo que se adapta a su ritmo de innovación y a los cambios que se requieren.  A futuro, Tendencia, S. A. e Impulso, S. A. tienen diferentes proyectos que incluyen la ampliación del uso de Power BI con inteligencia artificial que les permita analizar rentabilidad y, gracias al poder de la analítica, predecir los productos que las tiendas requieran. Contemplan también la implementación del CRM -Gestión de las relaciones con clientes- para administrar y analizar las interacciones con los clientes, aumentar las ventas y personalizar campañas.  Así también, se seguirá potenciando el centro de distribución con la última tecnología, incluyendo la virtualización de escritorios, para agilizar los procesos y reimaginar sus servicios.

“La forma en como Totto y Lili Pink hacen de la tecnología el centro de sus estrategias es un ejemplo importante de cómo la transformación digital puede llevarse a otro nivel tomando en cuenta no solo los procesos y operaciones, sino lo más importante de esta ecuación: las personas. Para Microsoft es un orgullo ser un habilitador de esta historia de éxito de un emprendimiento que se ha convertido en un referente en el retail en la región y en un ejemplo de adaptación y resiliencia”, expresó Roberto Marroquín, gerente de país Microsoft Guatemala.

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